Tantangan Pengelolaan Arsip yang Mengandung Data Pribadi Pasca Pengesahan UU PDP

Abstract

Abstrak. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh isu perlindungan data pribadi yang menjadi sangat krusial di era digital, terutama setelah disahkannya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Regulasi ini membawa tantangan besar bagi lembaga kearsipan karena arsip modern kini banyak memuat data sensitif seperti riwayat medis, nomor identitas, dan informasi keuangan yang memerlukan protokol pengamanan khusus. Tujuan utama penelitian ini adalah untuk menganalisis tantangan nyata yang dihadapi pengelola arsip pasca UU PDP serta merumuskan solusi praktis yang dapat diterapkan secara efektif di berbagai instansi. Metode yang digunakan adalah studi pustaka dengan pendekatan kualitatif deskriptif, yang mengumpulkan informasi dari literatur ilmiah, regulasi, serta laporan kasus kebocoran data untuk membedah fenomena secara mendalam. Hasil penelitian menunjukkan empat tantangan utama: belum adanya pedoman teknis baku mengenai prosedur pemusnahan arsip data pribadi, rendahnya pemahaman petugas kearsipan dan HRD terhadap kewajiban hukum baru, keterbatasan anggaran untuk sarana pemusnahan seperti mesin penghancur kertas, serta belum adanya kebijakan internal yang mengatur siklus hidup arsip secara spesifik. Selain itu, ditemukan kesenjangan antara kewajiban menghapus data demi privasi dengan kewajiban menyimpan dokumen demi kepentingan sejarah (nasional). Kasus kebocoran data yang terus berulang di berbagai institusi menunjukkan bahwa sistem keamanan saat ini masih sangat rapuh terhadap ancaman siber maupun kelalaian fisik. Sebagai solusi, pengelola arsip harus segera menyusun kebijakan internal yang adaptif, mengadakan pelatihan rutin bagi staf, serta menerapkan sistem keamanan berlapis untuk memitigasi risiko. Rekomendasi penelitian ini menekankan perlunya pengawasan ketat dari lembaga independen serta penerapan sanksi administratif dan pidana bagi instansi yang terbukti lalai dalam menjaga keamanan data pribadi masyarakat demi tegaknya kedaulatan data.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip;Data Pribadi;UU PDP;Pemusnahan Arsip