Pemanfaatan Google Drive sebagai Sistem Kearsipan Digital Sederhana
DOI:
https://doi.org/10.61722/jmia.v3i3.10284Keywords:
arsip digital, Google Drive, kearsipan digital, pengelolaan rekaman, prinsip kearsipanAbstract
Abstract. The advancement of information technology has driven organizations to shift from paper-based to digital archiving systems. Google Drive, as a cloud-based storage platform, has emerged as a practical and cost-effective solution for digital archiving, particularly for organizations with limited resources. This study aims to examine the utilization of Google Drive as a simple digital archiving system across various types of organizations through a traditional literature review approach. Three primary studies were reviewed and analyzed: Farikha (2024), Rezki et al. (2024), and Aghnia et al. (2023). The findings indicate that Google Drive has significant potential as a digital archiving medium due to its accessibility, collaborative features, and automatic backup capabilities. However, the effectiveness of its implementation is highly dependent on the consistent application of archiving principles, including file classification, folder structure, file naming standards, and access rights management. Organizations that applied structured archiving principles demonstrated more systematic and retrievable archives, while those that did not faced persistent disorganization despite using the platform. This study concludes that technology alone is insufficient; effective digital archiving requires both appropriate tools and competent archiving governance.
Keywords: archiving principles, cloud storage, digital archiving, Google Drive, records management.
Abstrak. Perkembangan teknologi informasi mendorong organisasi untuk beralih dari sistem kearsipan berbasis kertas menuju sistem digital. Google Drive sebagai platform penyimpanan berbasis cloud menjadi solusi praktis dan ekonomis untuk kearsipan digital, khususnya bagi organisasi dengan sumber daya terbatas. Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji pemanfaatan Google Drive sebagai sistem kearsipan digital sederhana pada berbagai jenis organisasi melalui pendekatan traditional literature review. Tiga artikel utama dikaji dan dianalisis, yaitu Farikha (2024), Rezki et al. (2024), dan Aghnia et al. (2023). Hasil kajian menunjukkan bahwa Google Drive memiliki potensi besar sebagai media kearsipan digital berkat kemudahan akses, fitur kolaborasi, dan kemampuan pencadangan otomatis. Namun, efektivitas implementasinya sangat bergantung pada konsistensi penerapan prinsip-prinsip kearsipan, meliputi klasifikasi arsip, struktur folder, standar penamaan file, dan pengaturan hak akses. Organisasi yang menerapkan prinsip kearsipan secara terstruktur menghasilkan arsip yang lebih sistematis dan mudah ditemukan kembali, sementara yang tidak menerapkannya tetap menghadapi permasalahan meskipun platform telah digunakan. Penelitian ini menyimpulkan bahwa teknologi semata tidak cukup, kearsipan digital yang efektif memerlukan sinergi antara platform yang tepat dan tata kelola arsip yang kompeten.
Kata kunci: arsip digital; Google Drive, kearsipan digital; pengelolaan rekaman; prinsip kearsipan.
References
DAFTAR REFERENSI
Afrizal, M., & Reykasari, Y. (2022). Peningkatan Keterampilan Masyarakat Dalam Pengelolaan Dan Penyalinan Arsip Keluarga Secara Digital. Jurnal Masyarakat Mandiri, 6(3), 2403–2414. https://doi.org/10.31764/jmm.v6i3.8591
Aghnia, P. R., Rusmana, A., & Rohman, A. S. (2023). Pembuatan Google Drive Sebagai Tempat Penyimpanan Arsip Digital Terpusat Di Pt. Karya Dua Anyam. Jurnal Ilmiah Multidisiplin, 2(03), 52–58. https://doi.org/10.56127/jukim.v2i03.803
Az Zahro, F., Wahidin, Ismail, A. T., & Hadiansyah, C. F. (2025). Implementasi Sistem Kearsipan Digital Di Madrasah Tsanawiyah: Studi Kasus Adaptasi Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Dokumen Pendidikan. Pendas : Jurnal Ilmiah Pendidikan Dasar, 10.
Farikha, S. (2024). Utilize Google Drive As An Alternative Digital Library (Memanfaatkan Google Drive Sebagai Alternative Perpustakaan Digital). Jurnal Perpustakaan Universitas Airlangga : Media Informasi Dan Komunikasi Kepustakawanan, 14(1), 15–23.
Farrel, M. J., & Utami, R. B. (2025). Alih Media Arsip Foto Sejarah Sebagai Upaya Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip di Museum Brawijaya. Jurnal Ilmiah Multidisiplin, 1(5), 2991–3000. https://doi.org/10.63822/y5v6dk48
Jeujanan, W., Haris, U., Purba, N. S., Ikram, M., Cabui, C. E., Mardiana, W. O. S., & Enala, S. H. (2024). Penerapan Sistem Kearsipan Digital untuk Meningkatkan Efisiensi dan Transparansi Administrasi Kampung Kwell. Papsel Jurnal Pengabdian Dan Inovasi, 01(02), 66–74.
Marianata, A. (2023). Buku Ajar Kearsipan. Adab.
Mulyantono, I., Brontolaras, R. S., & Widiyanto. (2022). Otomasi Dalam Kearsipan (3rd ed.). Universitas Terbuka.
Redaksi. (2024). Mengenal Google Drive dan Manfaatnya Sebagai Tempat Penyimpanan File. SIPAS. https://www.sipas.id/blog/cara-menggunakan-google-drive/
Rejeki, D. S., Agustine, M., Aminudin, A., Abinowi, E., & Saputry, H. (2024a). Analisis Sistem Kearsipan dalam Menunjang Kinerja Aparatur Desa. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 10(1), 1–12. https://doi.org/10.14710/lenpust.v10i1.52871
Rezki, M., Nuryamin, Y., Nurdiani, S., & Fahmi, M. (2024). Pengelolaan Arsip Digital Dengan Google Drive Pada Yayasan Kopia Raya Insani. Indonesian Community Service Journal of Computer Science, 1(1), 18–20. https://doi.org/10.31294/indocoms.v1i1.2029
Rojaki, M. (2024). Literature Review : Pendidikan Karakter Di Sekolah Menengah Kejuruan. Gudang Jurnal Multidisiplin Ilmu, 2, 13–20. https://doi.org/10.59435/gjmi.v2i2.276
Salsabila, Z., & Syarif, A. (2022). Pemanfaatan Media Google Drive Dalam Pengelolaan Dokumen Elektronik Komisi Aparatur Sipil Negara. Jurnal Sekretari & Administrasi (Serasi), 20(2), 116–125. https://doi.org/10.36080/js.v20i2.2172
Surur, M. F. (2021). Pengelolaan Arsip Elektronik. DJKN Kemenkeu. https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/14030/Pengelolaan-Arsip-Elektronik.html
Sutanto, D., & Putranti, L. S. A. (2022). Implementasi Google Drive untuk Mendukung Pelayanan Administrasi dalam Jaringan pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta. Jurnal Ilmu Komunikasi PROGRESSIO, 3(1), 47–61.
Tantowi, L., & Wijayanti, L. (2023). Peluang Dan Tantangan Penyimpanan Cloud Storage Pada Dokumen Digital. Shaut Al-Maktabah : Jurnal Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi, 15(1), 118–131. https://doi.org/10.37108/shaut.v15i1.803
Trisninawati, Elpanso, E., Darwin, Sari, R. N., & Riansyah, K. (2023). Pemanfaatan Sistem Kearsipan Berbasis Google Sites Untuk Optimalisasi Arsip Direktorat Inovasi Dan Inkubator Bisnis. Jurnal Pengabdian Masyarakat Information Technology, 2(2), 21–28. https://doi.org/10.33557/jpm_itech.v2i2.2636
Wulandari, D. S., & Ismaya. (2023). Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi Dan Informasi, 3(2), 39–43. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252
Wulandari, S., & Ganggi, R. I. P. (2021). Pengalaman Pemanfaatan Cloud Storage Mahasiswa Teknik Komputer Universitas Diponegoro (Undip) Dalam Pengelolaan Arsip Digital. Informatio: Journal of Library and Information Science, 1(1), 49–66. https://doi.org/10.24198/inf.v1i1.31111
Yenianti, I. (2021). Google Drive sebagai Alternatif Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Akreditasi Perpustakaan (Best Practice Pada Perpustakaan IAIN Salatiga). Pustabiblia: Journal of Library and Information Science, 5(2), 207–224. https://doi.org/10.18326/pustabiblia.v5i2.207-224
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 JURNAL MULTIDISIPLIN ILMU AKADEMIK
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
